Đừng “cầm tay chỉ việc” nếu muốn quản lý hiệu quả

Các sếp có thói quen “bảo ban” nhân viên làm việc theo ý mình. Nhưng đó không phải là cách quản lý nhân viên hiệu quả. Nếu bạn có thói quen này, hãy ngưng ngay việc “cầm tay chỉ việc”. Thay vào đó, hãy đặt những câu hỏi thông minh để khuyến khích nhân viên tự giải quyết vấn đề.

Trên thực tế, nhân viên biết rõ (thậm chí rõ hơn sếp) về công việc của họ. Vì vậy nếu nhà quản lý cứ “bảo ban” nhân viên mình nhiều lần, họ sẽ cảm thấy “nhụt chí” và chẳng còn hứng thú gì với công việc. Ngược lại, nếu biết cách gợi ý nhân viên tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề phù hợp, bạn sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy tự tin, gắn bó và ra sức theo đuổi phương pháp giải quyết vấn đề do chính họ nghĩ ra.

Một thực tế dễ hiểu là nhân viên không bao giờ muốn bị áp đặt ý kiến. Theo bản chất tự nhiên, con người thường phản ứng lại và đặt nghi vấn về những ý tưởng không phải do mình đề xuất. Ngược lại, người ta luôn cảm thấy phấn khởi và thích thực hiện những ý tưởng “con đẻ” của mình.

Đó là cơ sở giúp bạn lên kế hoạch và tổ chức công việc được “đầu xuôi đuôi lọt”. Nếu cần triển khai một dự án và kêu gọi sự tham gia hết mình của nhân viên, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

Mô tả về quy trình công việc. Bạn cần đặt câu hỏi để biết nhân viên muốn công việc thực hiện như thế nào và yêu cầu họ đề xuất kế hoạch thực hiện.

Hỏi thăm về tiến trình công việc. Bạn có thể hỏi nhân viên “Anh/chị đang gặp khó khăn nào? Anh/chị suy nghĩ cách giải quyết vấn đề này trong bao lâu?” Từ đó, bạn có thể nắm rõ những khúc mắc của nhân viên, giúp họ tiết kiệm thời gian để tìm ra cách giải quyết khó khăn đang gặp phải.

Làm rõ vấn đề. Đây là những câu hỏi giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề hơn “Các anh chị đã giải quyết công việc đến khâu nào? Các anh chị có đề nghị phương pháp nào không? Theo anh chị, phương pháp nào là tốt nhất?”

Luôn luôn lắng nghe… Bạn cần xác nhận kế hoạch của nhân viên bằng cách diễn đạt những điều họ nói thật rõ ràng và dễ hiểu. Ví dụ: “Theo tôi được biết, anh/chị muốn thực hiện công việc như thế này, thế này… Liệu tôi hiểu như thế có đúng không?”

Gợi ý cách giải quyết. Bạn có thể gợi ý “Theo các anh/chị, bước tiếp theo chúng ta nên làm gì?” để giúp nhân viên tìm ra hướng đi phù hợp.

Với phương pháp trên, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy “Chính mình quyết định mình phải làm gì.” Họ sẽ thấy chính họ đã nghĩ ra đường hướng giải quyết vấn đề, và dĩ nhiên họ sẽ tận tâm nuôi lớn “con đẻ” của mình.

Và nguyên tắc cơ bản nhất bạn cần nhớ là chỉ nên tìm ra cách giải quyết vấn đề chứ không nên “bới lông tìm vết”. Những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn khuyến khích nhân viên tìm ra hướng đi tiếp theo “Anh/chị cần làm gì để thực hiện công việc này?” hay “Anh/chị sẽ làm gì tiếp theo?”

Cách bạn đặt câu hỏi cũng rất quan trọng. Nếu bạn tỏ ra nghiêm trọng, nhân viên sẽ cho rằng bạn đang thử thách khả năng của họ và không thể đưa ra câu trả lời thích hợp vì quá căng thẳng. Vì thế, bạn nên giải thích chi tiết mục đích của việc thảo luận và nói rõ rằng sẽ hoàn toàn không đánh giá năng lực của họ trong khi trao đổi công việc.

Cách đặt câu hỏi để nhân viên có thể tự giải quyết vấn đề

Đây là những câu hỏi khuyến khích nhân viên tự thân giải quyết vấn đề:

Anh/chị đã suy nghĩ kỹ về vấn đề này đến mức nào?

Đó là cách gợi ý cho nhân viên thấy họ đã đầu tư đủ thời gian về hướng giải quyết một vấn đề nào đó hay chưa.

Anh/chị muốn kết quả đạt được như thế nào?

Câu hỏi này giúp nhân viên xác định mục tiêu và phương án làm việc sắp tới.

Anh/chị sẽ giữ trách nhiệm nào trong việc thực hiện công việc này?

Nhiều người thường hứa những việc mà họ không có ý định thực hiện. Chính vì vậy, việc làm cho nhân viên giữ một vai trò nào đó sẽ gắn kết họ tốt hơn với công việc.

Chúng ta cần làm gì để dự án thành công mỹ mãn?

Câu hỏi này khuyến khích nhân viên nghĩ ra những phương pháp mới, sáng tạo hơn để đạt được kết quả vượt trội.

Nguồn: The Strait Times