Giao quyền: phương thức quản lý nhân viên hiệu quả

Nếu bạn hỏi nhân viên liệu họ có muốn được “giao quyền”, hầu hết sẽ trả lời “Có”. Tại sao giao quyền có ý nghĩa quan trọng như vậy? Vì giao quyền cho phép nhân viên độc lập suy nghĩ, hành động, kiểm soát và quyết định công việc của chính mình. Họ có thể quyết định thực hiện công việc theo những gì họ tin là đúng và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng.

Giao quyền thành công sẽ khuyến khích nhân viên sáng tạo, tạo hứng khởi trong công việc. Hãy tin tưởng giao quyền cho nhân viên để khuyến khích họ đưa ra quyết định đúng đắn và làm việc hiệu quả hơn. Giao quyền chắc chắn sẽ đi kèm nhiều thử thách, nhưng sẽ phát huy tinh thần “làm được” của nhân viên và khuyến khích họ hoàn thành tốt nhiệm vụ. Ngược lại, khi giao quyền không được phát huy, nhân viên cảm thấy họ bị xem là chưa đủ năng lực để hoàn thành công việc được giao. Điều này dễ dàng khiến họ chán nản và thiếu nhiệt tình; dẫn đến thực hiện công việc không hiệu quả.

Những gợi ý sau bàn về một số điều kiện tiên quyết để giao quyền cho nhân viên thành công:

Chia sẻ mục tiêu của ban lãnh đạo

Hãy cho nhân viên thấy họ là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ quy trình hoạt động của công ty. Vì vậy, bạn cần chia sẻ và giúp cho nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, hướng phát triển và kế hoạch chiến lược của công ty; các mục tiêu và định hướng công việc để giúp họ đạt được kết quả cao nhất.

Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên

Hãy đảm bảo nhân viên của bạn có đầy đủ thông tin và công cụ cần thiết để giải quyết nhiệm vụ được giao. Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên giải quyết việc một khách hàng chưa hài lòng với các dịch vụ của công ty, bạn cần cho nhân viên ấy biết những thông tin liên quan như tính cách, thói quen của vị khách này và một số lý do chính khiến ông ta không hài lòng với các dịch vụ của công ty bạn.

Giao quyền khác với phân công các nhiệm vụ thông thường 

Bạn giao quyền bằng cách đặt ra câu hỏi cho nhân viên để hướng dẫn họ thực hiên việc được giao thay vì hướng dẫn chi li cho nhân viên, nhất là những người đã có nhiều kinh nghiệm. Điều này sẽ khác hẳn với phân công thông thường. Ví dụ khi nhân viên nào hỏi bạn cách giải quyết một vấn đề, bạn hãy hỏi họ “Anh/chị nghĩ nên giải quyết vấn đề này như thế nào?” hoặc “Anh/chị có đề nghị gì để giải quyết vấn đề này không?” Bằng cách này, nhân viên của bạn có thể chứng minh được năng lực của họ và trưởng thành hơn trong quá trình làm việc.

THU HÚT SỰ THAM GIA CỦA NHÂN VIÊN:

Theo các chuyên gia nhân sự, nhân viên nên được tham gia lập kế hoạch và đưa ra quyết định của công ty. Đây là chìa khóa khích lệ nhân viên làm việc hết mình, xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp năng động và tự chủ nơi nhân viên có quyền quyết định đối với công việc được giao.

Để đạt được mục tiêu này, nhà quản lý cần cung cấp đầy đủ thông tin, phân tích rõ nhiệm vụ đặt ra, tham khảo ý kiến của nhân viên, khuyến khích nhân viên tham gia hết mình và cuối cùng, phân công cụ thể nhiệm vụ cho họ.

• Thông báo: đầu tiên, người quản lý thông báo cho nhân viên về quyết định đưa ra và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để thực hiện quyết định đó.
• Trình bày thuyết phục: Bằng cách trình bày thuyết phục về mục đích cuối cùng của quyết định đưa ra, nhà quản lý sẽ giúp cho nhân viên toàn tâm toàn ý với quyết định này.
• Tham khảo ý kiến nhân viên: nhà quản lý cần khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến đối với quyết định đưa ra. Nhân viên cần nhận thức rõ sự tham gia và ý kiến đóng góp của họ rất có giá trị đối với quyết định cuối cùng.
• Khuyến khích tham gia: nhà quản lý cần tạo được sự đồng tâm hiệp lực của nhân viên đối với quyết định đưa ra. Giao quyền sẽ hoàn toàn thất bại nếu người quản lý cứ khăng khăng áp đặt ý kiến chủ quan của họ.
• Phân công: người quản lý cần phản hồi thường xuyên cho nhân viên và giúp họ hiểu rõ kết quả cần đạt được theo tiêu chí nào.
Một ví dụ về giao quyền thành công là trường hợp của hãng hàng không Delta Airlines. Công ty đã phát triển một trong những chương trình giao quyền đa dạng và tiến bộ nhất ở Mỹ, theo đó nhân viên có thể chia sẻ thông tin về công ty, tham gia đưa ra quyết định, hiểu rõ chế độ khen thưởng và rủi ro của công ty. Delta Airlines đã thiết lập Ban Tư Vấn, gồm 7 đại diện được đồng nghiệp bầu chọn từ 7 phòng ban của công ty. Trong suốt 2 năm, Ban Tư Vấn đã trình lên ban giám đốc các ý kiến đóng góp của nhân viên ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Thậm chí, Ban Tư Vấn còn tích cực tham gia bầu chọn Tổng Giám Đốc Điều Hành hiện nay của công ty là Leo Mullin và làm việc chặt chẽ với ban giám đốc nhằm đảm bảo những quan tâm của nhân viên được xem xét trong đợt duyệt lương gần đây của công ty.